Preguntas frecuentes
130 respuestas cortas sobre las herramientas, la plataforma y las dudas fiscales que traen al contador hasta aquí. ¿No está la tuya? Pregúntale al asistente «¿Dudas?» o escríbenos.
Empezar y cuenta
¿Qué es Whale Design?
Herramientas gratis para contadores en México (Validador de la lista 69-B del SAT, Consultar RFC, La lista 69-B en números, Convertidor de XML a Excel, Estatus de CFDI, Calendario fiscal, UMA 2026 y proyección 2027, Salario mínimo 2026, Calculadora de aguinaldo 2026, Calculadora de honorarios contables, Calculadora RESICO 2026) y una plataforma de pago para llevar la cartera del despacho: XML y resumen mensual por cliente, descarga del SAT con la e.firma y conciliación, alertas 69-B de sus proveedores, vencimientos de e.firma, sello y opinión de cumplimiento, y XML a PDF con el sello del despacho.
¿Necesito una cuenta para usar las herramientas?
No. Las herramientas gratis se usan sin registro. La cuenta solo hace falta para la plataforma: cartera de clientes, XML guardados, alertas 69-B y vencimientos.
¿Cómo creo mi cuenta?
En «Prueba 14 días» escribe tu nombre, el nombre de tu despacho (opcional), tu correo y una contraseña de al menos 10 caracteres, y acepta el aviso de privacidad y los términos y condiciones. Entras directo al panel; no se pide tarjeta.
¿Qué hago primero al entrar a la plataforma?
1) Da de alta a un cliente con su RFC, nombre y régimen. 2) Sube sus XML emitidos y recibidos en su ficha. 3) Sube el .cer de su e.firma y de su sello digital. Con eso ves su resumen del mes, sus proveedores en la 69-B y su semáforo de vencimientos.
¿Cómo vuelvo a ver el recorrido de la plataforma?
Dentro del panel abre «¿Dudas?» y toca «Enséñame la plataforma», o pídeselo con tus palabras. Son seis pasos cortos: clientes, subir XML, resumen del mes, alertas, vencimientos y ajustes. Sale solo la primera vez que entras; se salta con «Saltar recorrido» o con la tecla Esc.
¿Qué hace el asistente «¿Dudas?» dentro del panel?
Te da el recorrido de la plataforma, te lleva con un botón a la sección que buscas y, si aceptas el aviso que te muestra antes, contesta con los datos de tu despacho (también en la prueba, como muestra): tus clientes, el resumen de un mes, sus CFDI con filtros, los proveedores en la 69-B y los vencimientos. Solo lee: no da de alta, no cambia ni borra nada. Las consultas con tus datos tienen tope por despacho: en la prueba, 20 al día y 60 en toda la prueba; Independiente, 40 al día y 400 al mes; Despacho, 80 al día y 1,000 al mes; Despacho Plus, 150 al día y 2,000 al mes. Hay además un tope de gasto en IA al mes. Al llegar a cualquiera te contesta con las preguntas frecuentes.
Olvidé mi contraseña, ¿cómo la recupero?
En «Recuperar contraseña» escribe el correo de tu cuenta: te llega un enlace de un solo uso que caduca en 30 minutos. Puedes pedir hasta 3 enlaces por hora; revisa también el correo no deseado.
¿Cómo cambio mi contraseña si ya estoy dentro?
Todavía no hay una opción en Ajustes. Usa «Recuperar contraseña» con tu correo y elige una nueva desde el enlace; al cambiarla te llega un aviso por correo.
¿Puedo cambiar mi correo o el nombre de mi despacho?
En Ajustes ves tu nombre, tu correo y tu despacho, pero todavía no se editan ahí: escríbenos desde el formulario de soporte y lo cambiamos. El nombre que sale en los PDF sí lo cambias tú en «XML a PDF».
¿Puedo invitar a mi auxiliar o a otro contador del despacho?
Sí, según tu plan: Despacho incluye 2 y Despacho Plus incluye 5; la prueba e Independiente, ninguno (usuarios auxiliares, además de ti). Los invitas en Ajustes, sección «Equipo», con su nombre y su correo: les llega un enlace para elegir su contraseña, de un solo uso y que caduca en 7 días. Un correo solo puede estar en un despacho.
¿Qué puede hacer un auxiliar?
Sube XML y ve clientes, resúmenes, alertas y vencimientos; también agrega y edita clientes y genera PDF y CSV. No paga ni cambia el plan, no ve la suscripción ni la facturación, no borra clientes ni CFDI, no cambia los avisos por correo ni la marca del PDF, no guarda ni borra la e.firma de un cliente para la descarga automática, y no invita ni quita usuarios: eso lo hace el titular, quien creó la cuenta. En «Equipo» el titular ve quién subió cada carga de XML.
¿Cómo quito a un auxiliar o qué pasa si bajo de plan?
En Ajustes, «Equipo», con «Quitar»: deja de entrar de inmediato y lo que subió se queda. Si cambias a un plan con menos auxiliares, nadie se borra: entran los primeros por antigüedad y los demás quedan en pausa, sin acceso, hasta que vuelvas a un plan que los incluya o los quites.
¿Cuánto dura mi sesión?
Hasta 14 días en el mismo navegador. Después, o si borras las cookies, vuelve a entrar con tu correo y tu contraseña. «Salir», abajo en la barra del panel, la cierra.
¿Cómo hablo con una persona de soporte?
Con el formulario «¿No encontraste tu respuesta?» al final de esta página, o escribiendo a [email protected]. Para temas de datos personales, a [email protected]. Te contestamos por correo.
Prueba y planes
¿Cómo funciona la prueba gratis?
Son 14 días con hasta 3 RFC, sin tarjeta, para usar la cartera, los XML y su resumen, las alertas, los vencimientos y el cierre del mes, más una muestra de lo de los planes de pago, una vez: bajar del SAT un mes de un cliente, una solicitud de documentos, el asistente con tus datos (20 consultas al día y 60 en toda la prueba) y XML a PDF con la marca «PRUEBA». Tu tablero te dice cuánto te queda. La descarga automática del SAT y los auxiliares van solo con plan. Al terminar no se cobra nada: si no eliges plan, tu cuenta queda en solo lectura. Te avisamos por correo 2 días antes y el día que termina.
¿Qué pasa cuando termina la prueba?
Tu cuenta queda en solo lectura: tus clientes, sus XML y sus fechas siguen ahí, pero no puedes agregar ni cambiar nada y XML a PDF se pausa. Al activar un plan sigues donde te quedaste.
¿Cuánto cuesta la plataforma?
Independiente: $531 + IVA al mes (25 RFC). Despacho: $899 (50 RFC). Despacho Plus: $1,690 (120 RFC). Todas las funciones van en todos los planes; solo cambia el número de RFC. Las herramientas siguen gratis.
¿Hay descuento si pago el año?
Sí: el plan anual cuesta 10 meses, 2 gratis. $5,310, $8,990 o $16,900 + IVA al año, según el plan.
¿Los precios incluyen IVA?
No, se suma el 16 % de IVA. Por ejemplo, Independiente queda en $615.96 al mes con IVA.
¿Qué plan me conviene?
Elige por cuántos clientes (RFC) llevas: hasta 25, Independiente; hasta 50, Despacho; hasta 120, Despacho Plus. El límite es fijo: si lo rebasas, cambias al plan siguiente.
¿Qué cuenta como un RFC de mi plan?
Cada cliente que das de alta en tu cartera. Los proveedores de tus clientes y los RFC que revisas en las herramientas gratis no cuentan.
¿Qué es gratis y qué es de pago?
Gratis y sin cuenta: lo que sirve para una consulta o un cálculo de una vez (validador 69-B, XML a Excel, estatus de CFDI, calculadoras y calendario fiscal). De pago: lo que trabaja sobre tu cartera guardada, vigila solo o lleva el nombre de tu despacho (cartera, XML por cliente, descarga del SAT y conciliación, alertas 69-B, vencimientos y XML a PDF con tu sello).
¿Puedo cambiar de plan?
Sí. Si tienes la renovación mensual, cancélala en Ajustes y paga el plan nuevo: empieza de inmediato y los días que te quedaban se convierten según el precio de cada plan (al subir equivalen a menos días; al bajar, a más). Si el pago en línea aún no aparece en tu cuenta, pides el plan nuevo ahí y te escribimos para confirmarlo.
¿Hay un límite de XML al mes?
Sí, de uso justo: 300 XML nuevos al mes por cada RFC de tu plan, para todo el despacho: 900 en la prueba, 7,500 en Independiente, 15,000 en Despacho y 36,000 en Despacho Plus. Es seis veces lo que sube un cliente típico. Cuentan los XML nuevos que subes en el mes (los repetidos no) y se renueva el día 1. Para cargar historial o subir más, escríbenos a [email protected] y lo ampliamos.
¿Dónde están los términos y condiciones?
En «Términos y condiciones», al pie de cada página. Ahí está lo que aceptas al crear tu cuenta: cómo funcionan la prueba y los planes, cómo se contratan hoy, el uso justo, la responsabilidad y qué pasa con tus datos al terminar. Lo que hacemos con tus datos personales está en el aviso de privacidad.
Pagos y factura
¿Cómo pago mi plan?
En Ajustes, en línea con Conekta: mensual con tarjeta de crédito o débito (se renueva sola cada mes y la cancelas cuando quieras) o un año con tarjeta o transferencia SPEI, que cuesta 10 meses. Tu tarjeta la capturas en la página de Conekta; nosotros no la vemos ni la guardamos. Si el pago en línea aún no aparece en tu cuenta, ahí mismo pides el plan y te escribimos con los datos para pagar.
¿Me van a cobrar automáticamente?
Solo si eliges el plan mensual: se cobra a tu tarjeta cada mes hasta que canceles la renovación en Ajustes, y tu plan sigue hasta el final del periodo pagado. La prueba no pide tarjeta y el plan anual no se renueva solo: te avisamos por correo 7 días y 1 día antes de que venza y el día que tu cuenta pasa a solo lectura.
¿Me dan factura por el plan?
Sí, por solicitud: captura tu RFC, razón social, régimen, código postal, uso del CFDI y correo en Ajustes («Datos para tu factura») y, después de cada pago, emitimos tu CFDI 4.0 y te lo enviamos por correo. Hoy lo emitimos a mano, no al momento del pago. Factura SICF Consultores Contables y Fiscales, S.C., que opera Whale Design.
¿Cuándo se activa mi plan después de pagar?
Con tarjeta, en cuanto Conekta confirma el pago, en segundos; con SPEI, al llegar la transferencia. Te llega un correo de confirmación y la fecha de tu plan aparece en Ajustes. Si pediste el plan por solicitud, lo activamos a mano al confirmar tu pago. Mientras tanto, si tu prueba sigue vigente todo funciona igual; si ya terminó, tus datos esperan en solo lectura.
¿Cómo cancelo mi plan?
Si tienes la renovación mensual, cancélala en Ajustes: no se hacen más cargos y tu plan sigue hasta el final del periodo pagado. Si llevas al menos 2 meses pagados, antes te ofrecemos una vez un mes de regalo: si lo aceptas, no se cobra el siguiente mes y tu plan sigue igual. El anual no se renueva solo. Al terminar, la cuenta pasa a solo lectura y tus datos se quedan. Lo pagado no se reembolsa por el tiempo que no uses. Si además quieres que borremos tu cuenta, escribe a [email protected].
¿Gano algo si recomiendo Whale?
Sí. En Ajustes → «Recomienda Whale» el titular saca su enlace. Por cada colega que cree su cuenta con él te toca el 20 % de lo que pague, sin IVA, durante 12 meses desde su segundo pago (en Independiente, $106.20 al mes), como saldo a favor para tu plan. Tu colega tiene la prueba de 14 días y 15 % de descuento en sus primeros 3 meses. Sin spam ni anuncios con la marca Whale. Si das cursos o haces contenido y no eres cliente, escríbenos: a los socios de fuera se les paga contra su CFDI. Las condiciones pueden cambiar o terminar sin previo aviso (no lo ya generado) y puedes salir cuando quieras.
¿Qué pasa si no se puede cobrar mi tarjeta?
Te avisamos por correo y Conekta reintenta el cobro hasta 3 veces, cada 48 horas. Tu plan sigue hasta su fecha; si el cobro no pasa, la renovación se cancela y después la cuenta queda en solo lectura, sin perder datos. Para pagar con otra tarjeta, cancela la renovación en Ajustes y vuelve a pagar: los días que te quedan se suman.
¿Puedo agregar RFC sin cambiar de plan?
No. El límite de RFC de cada plan es fijo y no se venden RFC sueltos ni otros extras. Para llevar más clientes cambias a un plan más grande en Ajustes, o eliminas a un cliente que ya no lleves para liberar su lugar.
Herramientas gratis
¿Qué herramientas gratis hay?
Validador de la lista 69-B del SAT, Consultar RFC, La lista 69-B en números, Convertidor de XML a Excel, Estatus de CFDI, Calendario fiscal, UMA 2026 y proyección 2027, Salario mínimo 2026, Calculadora de aguinaldo 2026, Calculadora de honorarios contables, Calculadora RESICO 2026. Todas sin registro; las que leen XML trabajan en tu navegador.
¿Las herramientas gratis tienen límite?
El validador 69-B revisa hasta 1,000 RFC por consulta y el estatus de CFDI acepta varios XML o un ZIP y los consulta uno tras otro. Para cuidar el servicio, cada conexión puede hacer hasta 30 consultas por minuto y 300 al día en el validador, y 20 por minuto y 200 al día en el estatus. XML a Excel, las calculadoras y el calendario no tienen límite.
¿Cómo convierto mis XML a Excel?
En «XML a Excel» elige tus XML (puedes seleccionar cientos a la vez) y pulsa «Descargar para Excel (.csv)». Cada CFDI sale en un renglón: UUID, fecha, tipo, serie y folio, emisor, receptor, uso, método y forma de pago, moneda, subtotal, descuento, IVA trasladado, ISR e IVA retenidos y total; en los complementos de pago, también el monto pagado y las facturas que paga.
¿Por qué XML a Excel descarga un .csv y no un .xlsx?
El .csv abre con doble clic en Excel, con acentos y columnas en su lugar. Si necesitas .xlsx, en Excel usa «Guardar como».
¿Cómo agrego el calendario fiscal a Google Calendar u Outlook?
Descarga el .ics desde «Calendario fiscal» e impórtalo, o suscríbete por URL con https://whaledesing.site/calendario-fiscal.ics para que se actualice solo. Trae los vencimientos de lo que queda del año y de todo el siguiente.
¿Las calculadoras guardan lo que capturo?
Sí, en tu navegador: recuerdan lo último que capturaste. No nos llega y se borra al borrar los datos del sitio.
¿Cómo calculo mi RFC con homoclave?
En «Consultar RFC» escribe tu nombre, tus apellidos y tu fecha de nacimiento: sale el RFC completo con el algoritmo del SAT (4 letras, la fecha, 2 de homoclave y el dígito verificador). La homoclave calculada es la que corresponde en la mayoría de los casos, pero solo el SAT asigna el RFC: la oficial es la de tu constancia de situación fiscal. El cálculo se hace en tu navegador y no guardamos tus datos.
¿Cómo sé si un RFC es válido?
En «Consultar RFC» revisamos que tenga 12 caracteres (persona moral) o 13 (física) con la estructura correcta, que la fecha exista y que el dígito verificador cuadre con los otros 12, y lo buscamos en la lista 69-B. Que esté bien formado no confirma que esté inscrito ni activo en el padrón: eso solo lo dice el SAT.
¿Van a agregar más herramientas?
Sí. En el plan siguen el lector de la opinión de cumplimiento (32-D), la DIOT desde los XML y el estado de cuenta del banco en PDF a Excel. Si te urge una, cuéntanos en soporte.
Calculadoras, UMA y salario mínimo
¿Cuánto aguinaldo me toca?
Mínimo 15 días de salario si trabajaste todo el año, pagado a más tardar el 20 de diciembre (art. 87 de la Ley Federal del Trabajo). Si entraste durante el año, la parte proporcional: salario diario × 15 × días trabajados ÷ 365.
¿Cuánto del aguinaldo está exento de ISR en 2026?
Está exento el equivalente a 30 UMA (art. 93, fracción XIV, de la Ley del ISR). Con la UMA 2026 de $117.31, el exento es de $3,519.30; sobre el excedente se retiene ISR.
¿Cómo se calcula el ISR del aguinaldo?
Método general: la parte gravada se suma al sueldo del mes y se aplica la tarifa mensual del art. 96 de la Ley del ISR; el ISR del aguinaldo es la diferencia. Art. 174 del Reglamento: el patrón mensualiza la parte gravada (÷ 365 × 30.4), saca la tasa y la aplica; casi siempre da menos. La calculadora usa la tarifa del Anexo 8 de la RMF 2026 (DOF 28 dic 2025).
¿Cuánto valen la UMA y el salario mínimo en 2026?
UMA diaria: $117.31 ($3,566.22 al mes), vigente desde el 1 de febrero (INEGI, DOF 9 ene 2026). Salario mínimo general: $315.04 diarios ($9,582.47 al mes); zona libre de la frontera norte: $440.87 (CONASAMI, DOF 9 dic 2025).
¿Cuánto valdrá la UMA 2027?
El INEGI la publica en el DOF a inicios de enero y rige desde el 1 de febrero: es la UMA 2026 por uno más la inflación anual de diciembre. Con la última inflación publicada (3.45 % en septiembre de 2026) quedaría cerca de $121.36 diarios. Es una estimación, no el valor oficial.
¿Cuándo sale el salario mínimo 2027?
En diciembre: la CONASAMI lo fija y lo publica en el Diario Oficial, y rige desde el 1 de enero de 2027. Lo ponemos en «Salario mínimo» el día que salga en el DOF; antes de eso, cualquier cifra es una estimación.
¿Qué tipo de cambio uso para pagos en dólares?
Para contribuciones, el que Banxico publica en el DOF el día anterior a la operación; si ese día no hubo publicación, el último publicado antes (art. 20 del CFF), salvo que hayas comprado los dólares: entonces, el de la compra. La portada muestra el FIX publicado hoy en el DOF y el que toca para pagos de hoy.
¿Qué pasa si el aguinaldo no se paga a tiempo?
Debe pagarse a más tardar el 20 de diciembre (art. 87 LFT). Si no se paga, el trabajador puede reclamarlo ante la Profedet.
¿Cuánto cobrar por llevar la contabilidad de un cliente?
No hay arancel oficial: los honorarios se pactan libremente (art. 2606 del Código Civil Federal). La calculadora divide tus gastos fijos del mes entre tus horas con clientes, multiplica por las horas de cada tipo de cliente, suma tu margen y redondea a centenas.
¿Qué retenciones lleva la factura de mis honorarios?
Si eres persona física y tu cliente es persona moral, te retiene 10 % de ISR por honorarios (art. 106 LISR) o 1.25 % si tributas en RESICO (art. 113-J LISR), y dos terceras partes del IVA, 10.6667 % (art. 1-A fr. II LIVA y art. 3 fr. I de su Reglamento). El IVA trasladado es 16 % (art. 1 LIVA).
¿Cuánto ISR paga al mes una persona física en RESICO?
Una sola tasa sobre todo lo cobrado en el mes, sin IVA y sin deducciones (art. 113-E LISR): 1.00 % hasta $25,000; 1.10 % hasta $50,000; 1.50 % hasta $83,333.33; 2.00 % hasta $208,333.33; 2.50 % hasta $3,500,000. Se paga a más tardar el día 17 del mes siguiente, menos la retención de 1.25 % que hacen las personas morales (art. 113-J).
¿Qué pasa si en RESICO paso de 3.5 millones al año?
Si tus ingresos del año pasan de $3,500,000 en cualquier momento, dejas RESICO a partir del mes siguiente y pagas en el régimen de actividades empresariales y profesionales o en el de arrendamiento, según corresponda (art. 113-E LISR). La calculadora RESICO te dice cuánto te falta si capturas lo cobrado en el año.
Listas 69-B y 69
¿Qué es la lista 69-B del SAT?
Es la lista que publica el SAT de contribuyentes que presuntamente facturan operaciones inexistentes (EFOS o «factureras»), con base en el art. 69-B del Código Fiscal de la Federación. Si un proveedor queda como definitivo, sus comprobantes no producen efectos fiscales para quien los recibe.
¿Qué significa presunto, definitivo, desvirtuado o sentencia favorable?
Presunto: el SAT presume operaciones inexistentes y le dio plazo para desvirtuarlo. Definitivo: no lo desvirtuó; sus facturas no tienen efecto fiscal. Desvirtuado y sentencia favorable: demostró sus operaciones. Si un RFC aparece varias veces, el validador muestra la situación más grave.
¿Qué hago si un proveedor aparece en la lista 69-B?
Si es presunto, todavía no es definitivo: junta la evidencia de que la operación existió (contrato, pagos, entregables) y vigila su situación. Si es definitivo, quien dio efectos fiscales a sus facturas tiene 30 días desde la publicación en el listado definitivo para demostrar ante el SAT que la operación existió o corregir su situación con declaraciones complementarias (art. 69-B del CFF). Cada caso lo decide el contador con su cliente.
¿Cómo reviso si un RFC está en la lista 69-B?
Pega uno o hasta 1,000 RFC en el validador, uno por renglón o separados por comas (también sirve la caja de la portada). Te dice cuántos aparecen, su situación, su nombre en la lista y la fecha de corte del SAT.
¿Cada cuánto se actualiza la lista 69-B?
El servidor baja el archivo de Datos Abiertos del SAT cuando su copia tiene más de 20 horas, y lo revisa cada 6 horas. El resultado muestra la fecha de corte que declara el propio SAT, que puede ser de semanas antes: el SAT publica el archivo con su propio retraso.
¿Qué es la lista del artículo 69 y en qué se distingue de la 69-B?
La del art. 69 del CFF publica a los incumplidos: no localizados, con créditos fiscales firmes, exigibles o cancelados, con sentencia por delito fiscal, con el sello digital sin efectos y entes públicos omisos. Estar ahí no quita efectos a sus CFDI, pero es una señal de riesgo. En la 69-B el SAT presume operaciones inexistentes y, si queda definitivo, sus CFDI pierden efectos. La plataforma revisa las dos a diario: en la 69 también a tus clientes y a quienes reciben sus CFDI, y avisa en el mismo correo de la 69-B. Los condonados no: el SAT no publica nuevos desde enero de 2024.
¿Cómo funcionan las alertas 69-B de la plataforma?
El RFC de cada cliente y los emisores de sus XML de gasto (recibidos) se cruzan con la copia de la lista, que se actualiza a diario. Salen en «Alertas» y en la ficha del cliente, con qué hacer; los proveedores, también en el Resumen, con cuántos CFDI y por cuánto.
¿Me avisan por correo si un proveedor entra a la 69-B?
Sí. Cuando la actualización diaria de la lista encuentra que un cliente tuyo o un proveedor de sus CFDI entró a la 69-B o cambió de situación (de presunto a definitivo, por ejemplo), te llega un solo correo esa mañana con cuántos casos hay por situación, qué hacer y el enlace a tus alertas; los nombres y RFC no van en el correo, los ves en el panel. Lo nuevo de la lista 69 (no localizados, créditos firmes y demás) llega en ese mismo correo. Se apaga en Ajustes o con el enlace al pie del correo.
¿Las alertas revisan también a mis clientes?
Sí. En la 69-B, «Alertas» y la ficha revisan el RFC de cada cliente y a sus proveedores (los emisores de los XML que recibe); si el cliente mismo está en la lista, sale como «Tu cliente», con qué hacer. En la lista 69, a tus clientes, a sus proveedores y a quienes reciben sus CFDI. El correo te avisa cuántos entraron o cambiaron, y en «Alertas» lo de los últimos 7 días va primero, marcado «Nuevo».
¿Cuántos contribuyentes hay en la lista 69-B?
Lo ves en «La lista 69-B en números»: cuántos presuntos, definitivos, desvirtuados y con sentencia favorable hay, cuántos publicó el SAT cada año y qué cambió en los últimos 90 días, con la fecha de corte del SAT y un CSV con los agregados. Cuenta contribuyentes, no renglones del archivo: un RFC repetido cuenta una vez, con su situación más grave.
XML y CFDI
¿Cómo sé si una factura fue cancelada?
Sube el XML en «Estatus de CFDI»: consultamos el servicio del SAT (el mismo del código QR de la factura) y te dice si está vigente, cancelada o no encontrada, si es cancelable y en qué estado va la cancelación. También avisa si el SAT marca al emisor en la 69-B.
¿Por qué revisar el estatus de una factura recibida?
Un proveedor puede cancelar un CFDI después de entregarlo. Si tu cliente ya lo dedujo o acreditó el IVA, esa deducción deja de tener soporte. Revisarlo antes de cerrar el mes evita sorpresas en una revisión del SAT.
¿Qué datos se envían al SAT al consultar el estatus?
Solo el folio fiscal (UUID), los RFC del emisor y del receptor, el total y los últimos caracteres del sello, igual que con el código QR. El XML se lee en tu navegador y no guardamos la consulta.
¿Puedo verificar muchas facturas a la vez?
Sí: en Estatus de CFDI elige varios XML o el ZIP de la descarga masiva. Se consultan uno tras otro (20 por minuto, 200 al día) y bajas el resultado en CSV para Excel.
¿Qué es el folio fiscal (UUID)?
Es el identificador único que recibe un CFDI al timbrarse; viene en el complemento Timbre Fiscal Digital del XML. Con él, los dos RFC y el total se consulta su estatus ante el SAT.
¿Cómo subo los XML de un cliente a la plataforma?
En la ficha del cliente, sección «Subir XML»: elige sus XML emitidos o recibidos, o el ZIP de la descarga masiva del SAT (hasta 25 MB por envío). Los repetidos se ignoran y al final te dice cuántos se cargaron, cuáles no y por qué, y cuántos llevas en el mes de tu tope de uso justo (300 por cada RFC de tu plan).
¿Cómo se calcula el resumen mensual de un cliente?
Con los XML cargados, en pesos al tipo de cambio de cada CFDI. Ingresos y gastos: subtotal menos descuento, en el mes de emisión; las notas de crédito restan y la nómina va aparte. El IVA va en flujo: una factura PUE cuenta en su mes y una PPD cuando se cobra o paga, según su complemento de pago (REP). «IVA a cargo» = IVA trasladado cobrado − el que le retuvieron − el acreditable pagado. Elige un mes para ver de dónde sale cada cifra, las PPD sin pagar y lo que quedó fuera (traslados, cancelados, CFDI sin XML guardado). No aplica la proporción de actos exentos ni saldos a favor anteriores.
¿Puedo descargar los CFDI de un cliente?
Sí: en la ficha del cliente, «Descargar todos los CFDI (.csv)» baja un renglón por CFDI con UUID, fecha, tipo, emisor, receptor, subtotal, IVA, total, moneda, método de pago, estatus ante el SAT, ISR e IVA retenidos y, en los complementos de pago, el monto pagado y las facturas que paga.
¿La plataforma descarga los XML del SAT?
Sí, con la e.firma del cliente: en su ficha, «Bajar del SAT», eliges el mes, su .cer y su .key y escribes la contraseña. La llave se abre y firma en tu navegador; a Whale solo llegan las peticiones ya firmadas, que se reenvían al SAT. El SAT tarda de minutos a horas: deja la pestaña abierta, o vuelve y firma otra vez para seguir. Los XML entran como si los subieras y completos; si ya llegaste al tope de uso justo del mes, no se piden XML nuevos hasta el día 1. El SAT acepta el mismo mes solo dos veces. En la prueba, un mes de un cliente como muestra. Con un plan, el titular también puede guardar la e.firma para que se baje sola (ver «¿Se puede bajar del SAT sin firmar cada vez?»).
¿Se puede bajar del SAT sin firmar cada vez?
Sí, con un plan: el titular guarda una vez la e.firma del cliente en su ficha («Descarga automática»), después de leer y aceptar qué se guarda y para qué, y de confirmar que el cliente lo autorizó. Whale abre la llave con su contraseña, la guarda cifrada (la contraseña no se guarda) y cada semana le pide al SAT la lista y los XML de ese cliente, y el mes completo al empezar el siguiente; nunca a diario. Te llega un correo a la semana con lo que se bajó y en la ficha ves cada uso. Se borra al momento con «Borrar la e.firma», no entra en los respaldos y se borra sola 30 días después de que venza o de que termine tu plan. Los auxiliares no la guardan ni la borran. La prueba no la incluye.
¿Cómo sé si me faltan XML de un cliente o si alguno se canceló?
En su ficha, «Bajar del SAT» con «Conciliar» pide al SAT la lista (metadatos) de lo que el cliente emitió y recibió en el mes y la compara con lo cargado: cuántos coinciden, cuántos faltan (con botón para bajarlos) y cuáles están cancelados, que salen del resumen. Lo que falta y lo cancelado en los últimos 30 días también sale en «Alertas».
¿Cómo bajo el ZIP de las facturas de un cliente del portal del SAT?
1) Entra a portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx con el RFC y la contraseña (o la e.firma) del cliente. 2) Elige «Consultar facturas emitidas» o «recibidas». 3) Busca por fecha de emisión, un mes a la vez. 4) Marca todas las del resultado y descárgalas: el portal las entrega en un ZIP. 5) Súbelo tal cual en «Subir XML» de la ficha del cliente. El portal enseña hasta 500 por búsqueda; si son más, parte el mes en días. Con la e.firma, «Bajar del SAT» lo hace sin salir de la ficha.
¿Puedo subir un ZIP con mis XML?
Sí: en la ficha del cliente, «Subir XML» acepta el ZIP de la descarga masiva del SAT (hasta 25 MB por envío). Se abre en el servidor, se guardan solo los XML y lo demás se ignora; al final te dice cuántos entraron, cuántos ya estaban y cuáles no y por qué. RAR y 7z no se aceptan.
¿La plataforma revisa si los XML que subí fueron cancelados?
Sí. Cada madrugada consultamos en el SAT los XML que aún no se han verificado y otra vez los vigentes a los 3, 30 y 90 días de su fecha y el 1 de abril del año siguiente (se pueden cancelar hasta abril), primero los recibidos. Si bajaste la lista del SAT del cliente esa semana («Bajar del SAT», conciliar), el estatus sale de ahí sin otra consulta. Si uno que estaba vigente aparece cancelado, sale del resumen, lo ves en Alertas y te llega un correo esa mañana. En «De dónde sale» de cada mes ves cuántos están verificados y cuándo; «Verificar en el SAT» lo hace al momento. Con la cuenta en solo lectura no se revisan.
XML a PDF y sello
¿Qué es «XML a PDF con el sello de tu despacho»?
Una función de la plataforma que genera la representación impresa de cada CFDI 4.0, con el QR del SAT, sus sellos y la cadena original, más el encabezado, el logo y un sello «Revisado por» con el nombre de tu despacho.
¿Qué CFDI puedo convertir a PDF?
CFDI 4.0 de ingreso, egreso, traslado, pago 2.0 y nómina 1.2 básica. No genera PDF de CFDI 3.3, de XML sin timbre completo ni de los que traen complementos que aún no imprimimos (impuestos locales, comercio exterior, nómina con indemnización, jubilación, horas extra o incapacidades, entre otros); en esos casos te dice el motivo.
¿Cómo pongo mi logo y el nombre de mi despacho en los PDF?
En «XML a PDF», sección «Encabezado y sello»: escribe el nombre (hasta 80 caracteres) y sube un logo PNG o JPG de hasta 200 KB. Por omisión se usa el nombre de tu despacho.
¿El sello de mi despacho en el PDF tiene validez fiscal?
No. Es la marca de tu despacho («Revisado por …») y el PDF aclara que no es un sello del SAT y que el despacho no es el emisor. El comprobante fiscal es el XML timbrado; el PDF lleva el QR para verificarlo en el SAT.
¿Puedo generar muchos PDF a la vez?
Sí: elige varios XML y bajas un ZIP con un PDF por XML. Desde la ficha del cliente o la sección XML imprimes los XML guardados de un cliente o de un mes, hasta 500 por vez.
¿Hay un convertidor de XML a PDF gratis?
Hoy no. XML a PDF es de la plataforma porque lleva la marca de tu despacho; en la prueba de 14 días lo usas con la marca «PRUEBA» en cada hoja.
Vencimientos y alertas
¿Cuándo vencen las declaraciones mensuales?
El día 17 del mes siguiente: pagos provisionales de ISR, IVA, retenciones y RESICO, y cuotas del IMSS (art. 5-D LIVA; arts. 14, 106 y 113-E LISR; art. 39 de la Ley del Seguro Social). Si el 17 es sábado, domingo o inhábil, se recorre al siguiente día hábil (art. 12 del CFF). En octubre de 2026 el 17 cae en sábado: vencen el lunes 19.
¿Cuándo vence la DIOT?
A más tardar el último día del mes siguiente (art. 32, fr. VIII, LIVA y regla 4.5.1 de la RMF), recorrido al siguiente día hábil si cae en inhábil.
¿Cuándo vencen las declaraciones anuales y la PTU?
Personas morales: anual a más tardar el 31 de marzo (art. 76, fr. V, LISR) y PTU el 30 de mayo. Personas físicas: anual a más tardar el 30 de abril (art. 150 LISR) y PTU el 29 de junio. La PTU se paga dentro de los 60 días siguientes a la fecha en que debe pagarse el impuesto anual (art. 122 LFT).
¿Qué días inhábiles toma en cuenta el calendario?
Sábados, domingos y los inhábiles del art. 12 del CFF (los descansos obligatorios del art. 74 de la Ley Federal del Trabajo y el 5 de mayo), más los que el SAT declare: en 2026, el 2 y el 3 de abril (regla 2.1.6 de la RMF 2026). Las vacaciones del SAT no recorren declaraciones ni pagos (art. 12 del CFF).
¿Qué días son inhábiles para el SAT en 2027?
Además de sábados y domingos: 1 de enero, 1 de febrero, 15 de marzo, 1 de mayo, 5 de mayo, 16 de septiembre, 15 de noviembre, 25 de diciembre (art. 12 del CFF). El jueves y viernes santos (25 y 26 de marzo) y las vacaciones del SAT se confirman en la RMF 2027, a fines de diciembre de 2026.
¿Cómo registro cuándo vence la e.firma o el sello digital de un cliente?
En la ficha del cliente, «Certificados»: sube el .cer de su e.firma o de su sello digital (CSD). Leemos su fecha de vencimiento y comprobamos que sea del RFC del cliente. También puedes capturar las fechas a mano en «Datos del cliente».
¿Qué significa el semáforo de vencimientos?
e.firma y sello: «Revisar» desde 60 días antes de que venzan y «Urgente» si ya vencieron. Opinión de cumplimiento: se toma como vigente 30 días desde su fecha, avisa 7 días antes y una opinión negativa sale como urgente. «Sin capturar» significa que falta la fecha.
¿Qué es el semáforo de obligaciones del cierre del mes?
En «Cierre del mes» ves a todos tus clientes contra sus obligaciones del mes según su régimen (ISR, IVA, retenciones, DIOT y la anual en su mes), con la fecha límite ya recorrida a día hábil. Gris: pendiente; amarillo: vence en 5 días o menos; rojo: vencida sin presentar; verde: la marcaste como presentada, con la fecha y quién la marcó. Se desmarca con un clic. Un cliente empieza con el cierre que trabajabas el día que lo diste de alta: antes no tiene obligaciones. Y lo vencido de meses anteriores solo sale en rojo y en el aviso si el cliente lleva más de 3 meses en Whale; antes sale «sin seguimiento», en gris, y no detiene su cierre.
¿Whale presenta las declaraciones de mis clientes?
No. Whale no presenta declaraciones, pagos ni la DIOT, y no entra al portal del SAT a nombre de tus clientes. El cierre del mes solo lleva el control: tú las presentas en el SAT y aquí las marcas como presentadas para ver qué falta en toda tu cartera.
¿Cómo sabe Whale qué obligaciones tiene cada cliente?
Por el régimen que capturaste en su ficha. Cada régimen lleva una lista fija con su fundamento: RESICO de personas físicas, ISR e IVA mensuales sin DIOT; régimen general de personas morales, ISR, IVA, retenciones, DIOT y la anual en marzo. La tabla completa está al final de «Cierre del mes». Si un cliente presenta trimestral, está exento de IVA u optó por la retención como pago definitivo, esa casilla no le aplica. IMSS, INFONAVIT y PTU no van ahí: dependen de tener trabajadores.
¿Qué es el checklist del cierre del mes?
Una lista corta por cliente y mes: XML del mes cargados, resumen revisado, alertas 69-B y cancelados revisados, obligaciones presentadas y los pasos propios de tu despacho (por ejemplo, «pedir estados de cuenta»). Lo que la plataforma puede saber se cumple solo (hay XML del mes, no hay alertas, todas las obligaciones marcadas); lo demás lo marcas tú. Arriba ves cuántos clientes llevas cerrados en el mes.
¿De qué mes es el cierre que veo?
Del mes de las operaciones: en octubre trabajas el cierre de septiembre, cuyas declaraciones vencen el 17 de octubre (o el siguiente día hábil) y su DIOT a fin de octubre. Con las flechas cambias de mes. Si al mes anterior le quedó algo vencido sin presentar a un cliente con más de 3 meses en Whale, sale un aviso arriba.
¿Cómo registro la opinión de cumplimiento (32-D) de un cliente?
En «Datos del cliente» captura la fecha de su última opinión y su sentido (positiva o negativa). La plataforma todavía no la descarga del SAT ni lee el PDF; el lector de la opinión está en el plan.
¿Me avisan por correo antes de que venza algo?
Sí. De la e.firma y el sello digital de cada cliente te avisamos a los 30, 15 y 3 días y el día que vencen; de la opinión de cumplimiento, a los 15, 3 y el día. Llega un solo correo al día con todo lo que vence, desde las 7:00 a. m. Para las fechas del SAT, agrega el calendario fiscal (.ics) a tu calendario.
¿Cómo dejo de recibir los avisos por correo?
En Ajustes, «Avisos por correo»: desmarca los de las listas 69-B y 69, los de CFDI cancelados o los de vencimientos. También puedes usar el enlace «Dejar de recibir este tipo de aviso» al pie de cada correo, sin iniciar sesión. Los avisos de tu prueba y de tu plan y la confirmación cuando pides un plan siempre llegan, porque son de tu cuenta.
Privacidad y seguridad
¿Mis XML se suben a sus servidores?
Depende. XML a Excel, las calculadoras y XML a PDF trabajan en tu navegador: esos archivos no salen de tu equipo. Estatus de CFDI solo envía cinco datos del comprobante. En la plataforma, los XML que subes a la ficha de un cliente sí se guardan, para darte su resumen y poder imprimirlos.
¿Otro despacho puede ver a mis clientes?
No. El aislamiento entre despachos lo impone la base de datos con reglas por despacho, no solo la pantalla, y se comprueba con pruebas automáticas.
¿Piden la llave .key o la contraseña de la e.firma?
Solo si tú eliges la descarga automática. Para los vencimientos basta el .cer, que es público, y no se guarda. Para «Bajar del SAT» eliges la .key y escribes su contraseña, pero se usan solo en tu navegador para firmar cada petición: no se envían a Whale ni se guardan. Si el titular guarda la e.firma de un cliente para la descarga automática, la .key llega a Whale una vez: se abre con su contraseña, se guarda cifrada y la contraseña se descarta; se borra cuando quieras. Nunca pedimos la contraseña del SAT (CIEC).
¿Dónde se guardan mis datos?
En un servidor de Hetzner en Helsinki, Finlandia (Unión Europea). Cloudflare da la conexión cifrada y guarda una copia de los respaldos cifrada antes de salir del servidor, que no puede leer; Resend envía los correos y Anthropic genera las respuestas del asistente de ayuda. La base se respalda cada día; se conservan 7 respaldos diarios y 4 semanales.
¿Cómo borro mi cuenta y mis datos?
Escribe a [email protected]. La quitamos de la base y desaparece de los respaldos en un máximo de cinco semanas, cuando estos rotan.
¿Cómo ejerzo mis derechos ARCO?
Escribe a [email protected] con tu nombre, una identificación oficial, qué derecho ejerces y sobre qué datos (y el dato correcto si pides una corrección). Respondemos dentro de 20 días hábiles y es gratis.
¿Qué pasa con lo que escribo en el asistente de ayuda?
Se envía a Anthropic (Claude) solo para generar la respuesta y no guardamos las conversaciones. En el sitio público no escribas RFC, contraseñas ni datos de tus clientes. En el panel, el asistente consulta los datos de tu despacho solo si aceptas el aviso que te muestra antes de la primera consulta; entonces envía a Anthropic lo que necesita para contestar (nombres y RFC de tus clientes, importes de sus CFDI, alertas y vencimientos). Nunca escribas contraseñas.
¿Guardan los RFC que reviso en el validador?
No. Los recibimos para buscarlos en nuestra copia de la lista y no los guardamos. Tu IP solo se usa para limitar las consultas: en la base queda una huella cifrada que no permite recuperarla y se borra al día siguiente.
Problemas comunes y errores
Me sale «Demasiadas consultas; espera un minuto»
Llegaste al límite por minuto de tu conexión (30 en el validador 69-B, 20 en el estatus de CFDI). Espera un minuto y vuelve a intentar. Si dice «vuelve mañana», llegaste al de todo el día (300 y 200). Para muchos RFC, pégalos todos en una sola consulta (hasta 1,000).
Me sale «El SAT no contestó; intenta en unos minutos»
El servicio de consulta del SAT no respondió a tiempo o está en mantenimiento. No es tu XML: vuelve a intentar más tarde.
Me sale «El SAT no encontró este comprobante»
El SAT no tiene un CFDI con ese folio, esos RFC y ese total. Revisa que sea el XML original timbrado (no uno de prueba ni editado). Si se timbró hace muy poco, vuelve a consultar más tarde.
Me sale «El archivo no es un XML válido» o «no parece un CFDI»
El archivo está vacío, dañado o no es un CFDI (por ejemplo, un acuse o un XML de otro sistema). Descarga de nuevo el XML del portal del SAT o de tu sistema de facturación.
Me sale que el XML «no trae timbre fiscal»
El XML no tiene el complemento Timbre Fiscal Digital: es un comprobante sin timbrar o una vista previa, y no tiene folio fiscal. Pide al emisor el XML timbrado.
Me sale «no lo emite ni lo recibe este cliente» al subir XML
El RFC del cliente no es ni el emisor ni el receptor de ese XML. Revisa que lo estés subiendo en la ficha del cliente correcto.
Me sale «Tu plan permite N RFC» al agregar un cliente
Llegaste al número de clientes de tu plan (3 en la prueba). El límite es fijo: elige un plan más grande o elimina a un cliente que ya no lleves.
Me sale «Llegaste al tope de uso justo» al subir XML
Este mes ya subiste los XML nuevos que da tu plan (900 en la prueba, 7,500 en Independiente, 15,000 en Despacho y 36,000 en Despacho Plus). Lo que ya cargaste está a salvo y los repetidos siguen pasando; el tope se renueva el día 1. Si necesitas cargar historial o más XML este mes, escríbenos a [email protected] y lo ampliamos.
Me sale «El RFC no tiene un formato válido» o «Ese RFC ya está en tu cartera»
El RFC lleva 12 caracteres si es persona moral o 13 si es física, sin espacios ni guiones. Si ya existe, búscalo en Clientes: no se puede dar de alta dos veces.
Me sale «El certificado no es del RFC de este cliente»
El .cer que subiste es de otro RFC; revisa que sea el del cliente. Si dice «no es un certificado .cer válido», sube el archivo .cer (no el .key ni un PDF).
Mi cuenta dice «solo lectura» y no puedo agregar nada
Terminó tu prueba o tu periodo pagado. Tus datos siguen ahí; elige un plan en Ajustes para volver a agregar y cambiar información.
Me sale «Demasiados intentos; espera 15 minutos» al entrar
Por seguridad limitamos los intentos de inicio de sesión: 20 por red y 8 por correo cada 15 minutos. Espera y vuelve a intentar, o recupera tu contraseña.
Me sale «Correo o contraseña incorrectos»
Revisa que el correo sea el de tu cuenta y que no tengas activadas las mayúsculas. Si no la recuerdas, pide un enlace en «Recuperar contraseña». Si dice «Ya hay una cuenta con ese correo» al registrarte, entra o recupera la contraseña.
No me llega el correo para recuperar mi contraseña
Revisa el correo no deseado y que escribiste el correo de tu cuenta. Puedes pedir hasta 3 enlaces por hora; solo vale el último y por 30 minutos. Si la página dice que el correo no está configurado, escríbenos.
Me sale «El enlace ya se usó o caducó»
Cada enlace sirve una vez y caduca en 30 minutos; pedir otro reemplaza al anterior. Pide uno nuevo en «Recuperar contraseña» y abre el más reciente.
No se genera el PDF de un XML
Abajo del botón se listan los «XML sin PDF» con el motivo. Si dice que trae algo «que todavía no imprimimos» o que es CFDI 3.3, ese comprobante no se imprime completo y, para no entregar un PDF incompleto, no se genera. Si dice que no trae timbre completo, no es un comprobante fiscal.
Dice que unos XML «se cargaron antes de que la plataforma guardara el XML»
Los XML subidos antes de que guardáramos el archivo original no se pueden imprimir. Vuelve a subirlos en la ficha del cliente: los repetidos se completan solos.
Me sale «El logo debe pesar menos de 200 KB» o «debe ser PNG o JPG»
Reduce el logo o expórtalo como PNG o JPG. El tipo se revisa por el contenido del archivo, no por su extensión.
El panel me regresa a la pantalla de Entrar
Tu sesión terminó (dura hasta 14 días) o tu navegador borró o bloquea las cookies. Vuelve a entrar; la cookie whale_sesion es necesaria para la plataforma.
Al abrir el .csv en Excel los acentos se ven raros
El archivo va en UTF-8 con la marca que Excel reconoce al abrirlo con doble clic. Si lo importas desde «Datos > Desde texto», elige UTF-8 como origen del archivo.
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Escríbenos y te contestamos a tu correo. No incluyas contraseñas, tu e.firma ni datos de tus clientes.